Bei der Entscheidung zwischen einem «Sehr geehrte» oder «Guten Tag» scheiden sich im Büro noch immer die Geister. An keinem Punkt der Korrespondenz trifft Altbewährtes gegen Modernes so herausfordernd an wie bei der Anrede. Aber gibt es überhaupt die passende Ansprache?
Verhärtete Fronten im Büro
Die moderne Geschäftskorrespondenz ist in den Büros und Ämtern endlich angekommen. Sprachliche Schnörkel, komplizierte Phrasen und langatmige Texteinstiege sind Relikte aus Zeiten von Schreibmaschine und Blaupause. Unverblümt, klar und verständlich kommt der Inhalt von Briefen und E-Mails heute an die Leser, denn – Klartextansagen liegen im Trend. So weit, so gut! Nur bei der Ansprache scheiden sich immer noch die Geister und spalten die Büroteams in erzkonservative und liberale Lager. Jeder kämpft um seine Meinung und setzt sie, wenn es sein muss, auch heimlich durch.
Ansprache ist Haltungssache
Die Entscheidung für oder gegen ein «Sehr geehrte Damen und Herren» ist offenbar mehr als nur reine Formsache. Hier geht es um Haltung, Erziehung, Respekt und Höflichkeit. Und da ist jeder Mitarbeitende unterschiedlich gepolt. Ältere Angestellte neigen dazu, lieber zu hoch als zu niedrig zu begrüssen, während frisch gebackenen Lehrlingen ein «Guten Tag» als höfliche Ansprache meistens reicht.
Alle haben Recht
Wie wir wissen, ist der erste Eindruck der Wichtigste. Da wir Texte meist von oben nach unten lesen, bietet sich mit dem prominenten Platz der Anrede die beste Möglichkeit, einen guten Eindruck zu hinterlassen.
Fakt ist: Bei einem Brief oder einem E-Mail geht es um die Lesenden und nicht darum, welche Erziehung der Schreibende genossen hat. Deshalb gebührt bei der Entscheidung um den richtigen Ton einzig den Empfängern die gesamte Aufmerksamkeit.
Zur Auswahl der Standardbegrüssungen gehören:
- Sehr geehrte Frau/Herr …
- Sehr geehrte Damen und Herren Guten Tag Frau/Herr …
- Guten Tag
Ab hier wird es persönlich:
- Liebe Frau / Lieber Herr …
- Grüezi Frau/Herr …
- Grüezi
- Hallo Frau/Herr
Folgende Überlegungen helfen Ihnen bei der Entscheidung
- Kennen Sie den Leser oder die Leserin? Sind Sie mit der Person per du oder per Sie?
- Welches Alter, welche Funktion oder Position hat der Empfänger/die Empfängerin?
- In welcher Region wohnt der Leser/die Leserin?
- Welchen Inhalt enthält mein Schreiben?
- Wie viel Nähe oder Distanz will ich vermitteln?
So machen Sie nichts falsch
Steigen Sie besser zu hoch ein als zu niedrig. Bei Personen, die Sie nicht kennen, oder bei einem Massenschreiben orientieren Sie sich an dem oberen Niveau. Ein «Sehr geehrte/r» hat noch niemanden psychisch geschadet. Dagegen kann sich ein pensionierter Rechtsanwalt bei einem schlichten «Guten Tag» in seiner Standesehre gekränkt fühlen.
Jedoch hat sich das «Guten Tag» heute im formellen Geschäftsalltag schon durchgesetzt. Verschönt wird die Ansprache durch den Zusatz vom richtig geschrieben Nachnamen. «Guten Tag Frau Mayr».
Mit einem «Grüezi» tun sich höchstens die Ostschweizer nicht schwer. Allerdings kann die Anrede mit dem Lokalkolorit grenzüberschreitend den Sympathiefaktor erhöhen. In einer E-Mail findet ein herzhaftes «Grüezi» schon eher seinen Platz, für einen formellen Erstkontakt ist es auf keinen Fall geeignet.
Der Gebrauch vom «Liebe/r» sollte wohlüberlegt sein. Starten Sie die Korrespondenz mit «Sehr geehrte/r» und wechseln dann sofort zu «Liebe/r», müssen Sie sie ab dann immer verwenden. Ein Zurückwechseln empfindet der Lesende als Liebesentzug.
Am Arbeitsplatz und in der internen Kommunikation ist die «Liebe» mit Vorsicht zu geniessen. Allzu schnell gibt es Konflikte mit Nähe und Distanz oder unterschiedlicher Hierarchiestufen.
«Lieber Hans hiermit kündige ich dir…» klingt eher verhöhnend als versöhnend.
Wenn Sie mehrheitlich über E-Mail kommunizieren, findet ein «Hallo», «Guten Morgen» neben «Liebe Kollegin» seinen Platz.
Komma, nein danke!
Im schweizerischen Sprachgebrauch – anders als in Deutschland – kommt nach der Anrede kein Komma. Im Text geht es im Anschluss gross weiter.
«Guten Tag Herr Ferber Sie haben Informationen über…»
Einheit statt Freestyle – das hilft gegen Grabenkämpfe
Trotz aller Tipps gibt die Anrede weiterhin Nährstoff für zermürbende Diskussionen. Grund dafür ist, dass es keine klaren Regeln zur Verwendung der Ansprache gibt. Auch die Vorgaben vom Kaufmännischen Verband und Duden sind variabel auszulegen.
Ein Sprachleitbild, in dem unter anderem der Gebrauch der Anrede genau bestimmt ist, ist die beste Richtlinie, um firmenintern Klarheit zu schaffen. Corporate Identity nennt man den einheitlichen Auftritt nach aussen. Mit einem Sprachleitbild treten Sie Ihrer Kundschaft einheitlich gegenüber auf und definieren den Handlungsspielraum bei besonderen Situationen. Ganz nach Ihrer Firmen-Philosophie und Marketingstrategie.
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